Cómo preparar un Plan de Auditoría Interna Eficaz
¿Cómo preparar un Plan de
Auditoría Interna Eficaz?
La primera auditoría interna es como el primer examen para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma que buscamos certificar. Es natural esperar pocos hallazgos y quizás alguna observación menor, pero la realidad suele ser diferente. Generalmente, aparecen varios hallazgos que, lejos de ser negativos, nos brindan una oportunidad invaluable para mejorar y ajustar cada proceso.
Sin embargo, es común encontrar
varios desafíos durante este primer proceso: los auditores internos suelen no
estar completamente preparados, algunos pueden sentirse nerviosos al
entrevistar o no cumplir con las fechas y horas planificadas. También es frecuente
que las listas de verificación carezcan de claridad o estén mal estructuradas,
y que la planificación tenga problemas en aspectos clave como tiempos de
traslado, tiempos de auditoría o selección de personal. Al final, los informes
de auditoría pueden presentar errores en la redacción de hallazgos, retrasos en
la entrega, o problemas de legibilidad.
Para superar estos obstáculos,
aquí tienes una serie de recomendaciones prácticas para organizar una auditoría
interna eficaz:
- Inicia la planificación con dos meses de
anticipación. Esto asegura que todos los detalles se organicen con
suficiente tiempo y se logre un proceso más fluido.
- Selecciona al auditor líder. El
representante de la dirección debe nombrar a un auditor con experiencia y
conocimiento suficiente para liderar el proceso de auditoría.
- Elabora el Plan de Auditoría. El auditor
líder debe crear un plan detallado, considerando la disponibilidad de los
auditores y los principios fundamentales de la auditoría, como la
imparcialidad e independencia. Asegúrate de asignar tiempos específicos de
inicio y fin, y de incluir a dos auditores por proceso.
- Realiza una revisión preliminar. El auditor
líder y el representante de la dirección deben revisar el plan de
auditoría juntos y hacer las correcciones necesarias.
- Comparte el borrador del plan. Enviar el
plan preliminar por correo a auditores y auditados permite recibir
sugerencias y crear un sentido de compromiso en todos los participantes.
Escucha las propuestas de mejora sin entrar en discusiones.
- Difunde el plan definitivo. Con las firmas
de autorización, envía el plan final a toda la organización y publícalo en
carteleras. Completar estos pasos debería tomar entre 3 y 4 semanas.
- Organiza una capacitación. La dirección y el
auditor líder deben coordinar una sesión de capacitación para los
auditores internos, refrescando conceptos clave y los requisitos de la
norma.
- Revisa las listas de verificación. Asegúrate
de que cada lista esté bien estructurada e incluya todos los
procedimientos e instructivos específicos de cada proceso.
- Entrega de las listas de verificación. El
auditor líder debe entregar estas listas al auditor responsable, quien
también deberá revisarlas.
- Recopila documentación del proceso. El
auditor debe solicitar la documentación relevante (procedimientos,
instructivos, indicadores, informes de auditoría previos) con al menos una
semana de anticipación al día de la auditoría.
- Comunica el Plan de Auditoría a los auditados.
Envía el plan a los auditados con un mínimo de tres semanas de antelación
y recuerda semanalmente la fecha y la documentación que debe estar
actualizada.
- Considera una herramienta digital. Invertir
en un software que centralice estos pasos facilita el acceso a la
documentación para auditores y auditados, optimizando cada fase de la
auditoría interna.
Estas recomendaciones están
basadas en mi experiencia como auditor y responsable de sistemas de gestión.
Espero que te ayuden a realizar una auditoría interna eficaz y con resultados
positivos. Y si quieres conocer una excelente herramienta para respaldar tus
auditorías, te invito a explorar Kawak aquí.
Saludos
Marco Cruz Otero
CONSULTOR EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Correo: marcocruzotero@gmail.com
Móvil: +593994945788
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